DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA EL COMERCIO EXTERIOR

 

Dentro de la gestión operativa del comercio exterior resulta clave la correcta gestión, obtención, presentación y uso de diferentes documentos. La empresa qué gestiona operaciones de comercio exterior necesita conocer cómo se gestionan, cumplimentan, emiten y usan multitud de documentos para conseguir que dichas operaciones puedan llevarse a cabo con éxito y minimizando los riesgos de fracaso.

Un primer paso fundamental, es conocer a partir de las características específicas de cada operación qué tipo de documentación será necesaria emitir, obtener y presentar, cuál es su función, quien la emite o ante qué organismo debe solicitarse o presentarse así como la interacción entre unos y otros documentos y la secuencia cronológica de la obtención de la misma en relación a una operación.

 

Importancia y tipología de los documentos en el comercio exterior

Las empresas involucradas en su obtención deben estudiar qué documentos se requieren para llevar a cabo una operación de comercio exterior pues estos van a depender de múltiples factores entre los qué principalmente podemos indicar los siguientes:

-Mercancía: En función de la misma se pueden requerir unos documentos u otros por motivos de aduanas, de control, etc..

-Despachos aduaneros de exportación e importación: Es i¡fundamental qué se estudien los documentos de las aduanas de origen (exportación) y destino (importación) van a requerir en los despachos aduaneros correspondientes.

Transporte y cadena logística internacional: Desde cotizaciones de transporte hasta cartas de porte y documentos relacionados con la contratación y gestión de transportes y la cadena logística global.

-Medios de pago y cobro usado en la operación: Principalmente en el caso de medios de pago documentarios habrá qué estar muy pendientes de los documentos requeridos en los mismos y sus requisitos.

 

Una vez dicha la importancia de los documentos de comercio exterior y algunos de sus aspectos vamos a presentar una tipología de los mismos, clasificándolos en comerciales, de transporte, de pago/cobro, aduaneros y fiscales.

En cuanto a los documentos comerciales, se trata de aquellos qué se van a girar vendedor y comprador para negociar y concretar los términos de la compraventa mercantil internacional: oferta, pedido, contrato, facturas, etc.. Por otro lado, en los documentos de transporte y seguro, trataremos las diferentes cartas de porte (como prueba del contrato de transporte según el medio utilizado), su reserva (booking) y los documentos de seguro de transporte (póliza y seguro).

En los documentos de cobro/pago, se engloban los documentos relacionados con el crédito documentario y los seguros de crédito a la exportación y de tipo de cambio y por último los documentos aduaneros y fiscales, recogen una multitud de documentos en funcion de la normativa aduanera a aplicar según cada país, pero los principales hacen referencia a la declaración de despacho, certificado de origen, declaración de valor, licencias y otros más específicos en función del tipo de mercancía.

 

Documentos comerciales 

Este apartado encuadra los documentos qué giran entre vendedor y comprador y qué conforman la base de la relación comercial formalizando el contrato de compraventa.

-Oferta Comercial: Si lo analizamos desde el punto de vista del vendedor será un primer paso, en el qué el vendedor propone una operación de compraventa al importador. Debemos tener en cuenta lo qué indica el artículo 14 del Convenio de Viena qué regula la compraventa de mercancías, este indica qué la propuesta de celebrar un contrato dirigida a una o varias personas queda obligado en caso de aceptación. En caso de aceptación constituye ya contrato de compraventa y comienza a generar obligaciones a las partes. Por lo tanto cuando dirigimos ofertas comerciales es muy importante qué estas sean concretas e incluyan un plazo de validez y forma de aceptación expresa.

-Orden de compra o pedido: Podemos identificarlo como el documento qué el comprador dirige al vendedor, en el qué el comprador especifica las condiciones de una compraventa. El pedido también puede constituir el primer paso de la relación comercial y podría entonces asimilarse a una oferta comercial de compra qué remite el comprador al potencial vendedor y qué, por tanto, debemos dirigir con todas las precauciones indicadas para las ofertas comerciales pues una vez aceptada por el vendedor, constituye contrato de compra venta.

-Contrato de compraventa internacional: El contrato de compraventa internacional es un acuerdo de voluntades qué genera obligaciones al vendedor y al comprador, principalmente el vendedor se compromete a la transmisión de la propiedad de unas mercancías y el comprador a pagar un precio por las mismas.

A nivel formal este contrato goza de libertad, como se establece en el artículo 11 del Convenio de las Naciones Unidas sobre los contratos de compraventa Internacional de Mercaderías donde se dice qué “El contrato de compraventa no tendrá qué celebrarse ni probarse por escrito, ni estará sujeto a ningún otro requisito de forma qué podrá probarse por cualquier medio, incluso por testigos.”

 

La factura proforma, la factura comercial, la lista de contenidos y de pesos son también documentos comerciales.

 

Documentos de transporte y su seguro

Se trata en su mayor parte de cartas de porte en funcion del medio de transporte y algunos documentos utilizados en la contratación del seguro de transporte.

-Carta de porte por carretera: Se trata de la prueba principal del contrato de transporte por carretera. Se regula principalmente por el convenio CMR, qué indica qué la Carta de Porte CMR se expedirá en tres ejemplares originales, firmados por el remitente y transportista. Este documento puede debe o puede contener los datos más importantes del contrato de transporte.

-Conocimiento de embarque: El conocimiento de embarque es la prueba formal del contrato de transporte marítimo, lo emite el porteador por medio de sus agentes y representantes en los puertos donde operan. Se trata de uno de los documentos más importantes en la operativa de comercio exterior pues contiene algunas funciones como:Recibo, contrato, título valor y BL al portador.

-Certificado de seguro: Es un documento qué prueba la existencia de una póliza de seguro y qué contiene los datos básicos de la misma: número de póliza y las coberturas o riesgos asegurados. En operaciones CIF o CIP con crédito documentario, el importador suele exigir la presentación del exportador al banco de este certificado junto al conocimiento de embarque y el resto de documentación acordad en el condicionado de crédito.